Att välja rätt
Att navigera bland offentliga upphandlingar kan vara tidskrävande. Företag jagar ofta affärsmöjligheter utan någon prioriteringsordning, vilket gör att man blir splittrad och får svårt att hinna med. Men med korrekt framförhållning och genom att ha klart för sig vilka avtal man vill vara med och konkurrera om kan det se väldigt annorlunda ut. På Tenders förespråkar vi att företag ska "lämna färre anbud men vinna fler". Vi betonar vikten av tydlig prioritering, noggranna förberedelse och professionellt utförande i anbudsarbetet.

Här delar vi med oss av ett strategiskt tillvägagångssätt för hur man kvalificerar intressanta upphandlingar, med tyngdpunkt på arbete innan upphandlingen offentliggjorts, och hur det kan öka framgångsfrekvensen.

Vilka är fördelarna med kvalificering av upphandlingar?
Genom att på förhand identifiera vilka upphandlingar som är mest värda att satsa på kan man undvika att slösa tid på anbud där chanserna att vinna är låga. I stället kan man fokusera sina resurser på de mest lovande möjligheterna. Genom att ha tydliga kriterier för vad som gör en upphandling attraktiv kan man undvika att delta i upphandlingar som innebär för stor risk eller som inte passar företagets långsiktiga strategi och mål. Genom att fokusera på rätt upphandlingar ökar sannolikheten för att vinna. Det stärker företagets rykte och trovärdighet på marknaden.

Kommande upphandlingar
Genom att ta reda på vilka befintliga avtal som finns i den bransch man är verksam inom får man en uppfattning om kommande affärsmöjligheter. Genom att göra en analys av dessa avtal kan man sen välja de som bäst uppfyller sina egna företagsmål och tillväxtambitioner. Analysen bör fokusera på faktorer som: avtalets omfattning och villkor, nyckeltal, nuvarande entreprenör, kapacitet och beredskap att uppfylla avtalet, samt risker och begränsningar. Med en tydlig strategi kan beslut om vilka upphandlingar man ska delta i baseras på systematiska och datadrivna kriterier snarare än på intuition eller kortsiktiga överväganden.

För att förenkla kvalificeringsprocessen kan en checklista vara bra. Den bör beskriva de kriterier som krävs för att en kommande upphandling ska vara en intressant affärsmöjlighet, skräddarsydd efter ens egna affärsbehov.

Marknadsanalyser
När det gäller offentliga affärer så finns det mycket information som hjälper en att förstå sin marknad. Det finns analysverktyg som kan användas för att kartlägga vilka avtal och kontrakt som upphandlats och under vilka avtalsperioder dessa löper.

Med dessa verktyg kan man relativt enkelt skapa en kvalificerad pipeline. Analysverktygen ger en bild av framtida händelser och viktig kontraktsinformation. Man kan få fram information om nuvarande avtalsinnehavare, levererade varor eller tjänster, andra företag som varit med och konkurrerat om avtalen etc.

Här kan man också hitta kontaktuppgifter till upphandlare och information om kravställning i tidigare upphandlingar. Detta är värdefull information för de som vill påverka kravställning i kommande upphandlingar.

Analysera tidigare upphandlingar
För att prioritera och kvalificera kommande upphandlingar bör man alltså analysera tidigare upphandlingsdokument. På så sätt får man en bra bild av vad det var i tidigare upphandlingar som kunde vara en fördel för oss och vad det var som kunde vara en nackdel. Här bör man fundera över vilka krav man vill ska återkomma i en ny upphandling och vilka krav man skulle vilja ändra på. Och kanske framför allt, vilka krav skulle man vilja se i en kommande upphandling (krav som gynnar en själv).

Proaktivitet
Försäljning till offentliga kunder skiljer sig inte nämnvärt mycket från försäljning till kunder inom den privata sektorn. En dialog med den potentiell kunden är lika viktig här, i syfte att analysera kunden behov och för att presentera hur just vår lösning tillfredsställer detta behov.

Att kommunicera med köpare innan alla krav är specificerade och en ny upphandling är publicerad är viktigt för att kunna bedöma affärsmöjligheter och förbereda sig optimalt. Genom att engagera sig proaktivt får man en helhetsbild av en kommande upphandlings mål och kan bättre förstå hur avtalet är tänkt att fungera. Detta hjälper också till att identifiera styrkor och svagheter i den produkt vi själva erbjuder. Denna dialog med beställarsidan hjälper oss att förbereda och formulera våra svar på ett sätt som gör att vi står starkare inför den kommande upphandlingen.

Tänk på
Det är viktigt att notera att när ett beslut om att delta i en upphandling som inte är publicerad ännu väl har fattats, bör kvalificeringen inte sluta där. Förutsättningar kan förändras och nya insikter kan dyka upp. Därför är det viktigt att utvärdera sina beslut i alla skeden av processen, från det att det initiala beslutet fattades till dess man har gått igenom de publicerade upphandlingsdokumenten. Den tidigare skapade checklistan för kvalifikationer kan användas för att säkerställa att detta är en effektiv process.

Ett strategiskt och proaktivt tillvägagångssätt för kvalificering av möjliga upphandlingar kan kraftigt öka dina chanser att lyckas. För att ytterligare förbättra kvalificeringen och säkerställa ett bra resultat, kan Tenders team stödja med hjälp och goda råd.