Sträva efter ständig förbättring

Inom försäljning till den offentliga sektorn är det viktigt att ha en långsiktig strategi för förbättring. Varje anbudsprocess är en möjlighet att lära och växa. Att förstå varför ett anbud inte gick hela vägen fram kan ge insikter som är ovärderliga för framtida upphandlingar. Genom att aktivt be om feedback från upphandlarens referensgrupp visar man att man är engagerad i att förbättra sig och att man tar upphandlingsprocessen på största allvar.

Feedback är ovärderligt

Att be om feedback från referensgruppen som utvärderat anbuden är ett kraftfullt verktyg för flera skäl:

•    Insikt i utvärderingsprocessen: Genom att förstå hur referensgruppen har gått till väga och hur de har tänkt vid utvärderingen, kan man få en bättre bild av vilka faktorer som var avgörande för tilldelningen. Detta kan omfatta allt från pris, kvalitet, hållbarhet, teknisk kapacitet till specifika krav som man kanske missat eller underskattat. Att veta vad som värderas högst i en upphandling gör att man kan justera sina framtida anbud därefter.

•    Identifiera styrkor och svagheter: Feedback kan hjälpa till att identifiera både styrkor och svagheter i ens anbud. Det kan handla om att förstå vilka delar av anbudet som uppfattades som särskilt starka och vilka som behövde förbättras. Kanske var det presentationen av lösningen som inte var tillräckligt tydlig, eller så var det något i prissättningen som gjorde att man inte vann. Genom att veta detta kan man fokusera på att förstärka sina svagheter och bygga vidare på sina styrkor.

•    Bygga förståelse och förbättra relationer: Att be om feedback visar att man är öppen för dialog och konstruktiv kritik. Detta skapar ett positivt intryck hos upphandlaren och kan förbättra relationen för framtida upphandlingar. Det visar att man inte bara är där för att vinna, utan också för att bidra till en process som är rättvis, transparent och effektiv.

Att aktivt be om feedback efter en upphandling bidrar till att bygga ett positivt varumärke. Det ger intrycket av att man är professionell, engagerad och intresserad av att utvecklas och förbättras. Detta kan också signalera till upphandlaren att man är en seriös aktör som tar sitt deltagande i upphandlingar på allvar och är villig att investera i att förstå och möta kundens behov på bästa sätt. Sådana egenskaper kan vara avgörande när det gäller att bli inbjuden till dialog inför kommande upphandlingar eller när upphandlaren överväger vilka leverantörer som kan vara tillförlitliga partners vid t ex en direktupphandling.

Be om feedback efter avtalsspärren

En viktig sak att tänka på när man ber om feedback är att göra det vid rätt tidpunkt. Det är ofta klokt att vänta tills efter att avtalsspärren har löpt ut. Varför?

•    Undvika juridiska komplikationer: Under avtalsspärren kan det finnas risk för att upphandlingsprocessen påverkas eller att överprövningar kan ske, vilket kan komplicera situationen för både upphandlaren och leverantörerna. Genom att vänta tills avtalsspärren har gått ut, undviker man att hamna i en position där feedback kan uppfattas som ett försök att påverka eller överklaga beslutet.

•    En mer utförlig feedback: När avtalsspärren har löpt ut, är referensgruppen och upphandlaren ofta mer benägna att ge en ärlig och detaljerad feedback. De har då inte längre en pågående upphandling att ta hänsyn till och kan därför dela sina insikter och synpunkter på ett mer öppet sätt.

Konstruktiv dialog

När man väl har mottagit feedback, är det viktigt att använda den på ett konstruktivt sätt. Diskutera den internt med ditt team och identifiera konkreta åtgärder som kan vidtas för att förbättra framtida anbud. Genom att använda feedbacken för att utveckla en tydlig handlingsplan, kan man säkerställa att varje upphandling, oavsett resultatet, bidrar till att stärka företagets position och kompetens.