Konsten att vinna offentliga upphandlingar: Ett hantverk i anbud och försäljning
Att arbeta med anbud och försäljning inom ramen för offentliga upphandlingar är inte bara en yrkesroll – det är ett hantverk. Ett hantverk som kräver precision, kreativitet och en känsla för detaljer. Men hur blir man en mästare på detta område? Låt oss utforska hemligheterna bakom framgång i offentliga upphandlingar och vad som krävs för att bli en riktig anbudsmästare.

Strukturerat arbete: Grunden för framgång
Först och främst, strukturen är kung i anbudsarbetet. Offentliga upphandlingar är styrda av lagar och regler som måste följas till punkt och pricka. Här finns ingen plats för misstag eller improvisation. Därför måste arbetet bedrivas på ett systematiskt och organiserat sätt.

En bra början är att ha en klar process på plats för att bevaka när upphandlingar ska offentliggöras. Det innebär att hålla ett öga på relevanta upphandlingsplattformar, nyhetsbrev och nätverk där dessa annonser publiceras. När man väl har identifierat en potentiell upphandling, bör en detaljerad plan tas fram för hur anbudet ska utformas. Denna plan ska omfatta allt från behovsanalys och marknadsundersökningar till riskbedömningar, tidsplaner och konkurrensanalyser. Det handlar om att vara förberedd och kunna agera snabbt när tillfälle ges.

Förberedelser är A och O
Innan en upphandling offentliggörs är det viktigt att vara väl förberedd. Det gäller att ha en gedigen förståelse för den offentliga kundens behov redan innan anbudsprocessen börjar. Här spelar proaktivitet en avgörande roll. Genom att tidigt knyta kontakter med den offentliga kunden och genomföra behovsanalyser kan man förbereda sig bättre för att möta deras specifika krav och önskemål.

Det är också viktigt att hålla sig uppdaterad om trender på marknaden. Vad efterfrågas just nu? Vilka teknologiska framsteg kan påverka den aktuella upphandlingen? Genom att förstå dessa trender kan man bättre positionera sina egna produkter och tjänster som svaret på kundens behov.

Rätt team är nyckeln
Ett konkurrenskraftigt anbud är aldrig en enmansshow. Det kräver ett sammansvetsat team där varje medlem bidrar med sin specifika expertis. Företagets produktspecialister, säljare och ekonomer har en viktig roll att spela. Beroende på de avtalsvärden man tänker vara med och konkurrera om är det ofta också viktigt ha involverat bolagets beslutsfattare i anbudsprocessen. Det är alltså avgörande att säkerställa att rätt personer är involverade i processen från början. Ett starkt team innebär också en kombination av erfarenhet och kreativitet – man måste kunna tänka utanför boxen samtidigt som man följer de strikt formella kraven.

Anbudsskrivning - ett hantverk
Att svara på en offentlig upphandling och skriva ett anbud är verkligen ett hantverk. Det handlar inte bara om att fylla i formulär och bifoga dokument. Det handlar om att kunna formulera ett övertygande erbjudande som fångar kundens intresse och samtidigt uppfyller alla formella krav. Det gäller att veta hur man balanserar mellan att vara tydlig och övertygande, och att följa regelverket till punkt och pricka. Och att undvika allt för många superlativ.

Proaktivitet är nyckeln till framgång
Att arbeta proaktivt innebär att man inte väntar på att en upphandling ska offentliggöras för att börja agera. Istället söker man tidigt en dialog med den offentliga kunden, diskuterar behov och utmaningar och delar med sig av marknadstrender och insikter. Det är genom denna dialog man kan påverka kundens uppfattning och behov, och därmed forma upphandlingen i en riktning som gynnar ens eget företag.

En potentiell leverantör bör våga diskutera upphandlingsrelaterade frågor med offentliga köpare för att komma fram till en lösning som är bra för båda parter. Detta innebär att bygga förtroende och en stark relation med kunden. I slutändan handlar det om att vara en partner snarare än bara en leverantör.

Vem ska driva dialogen med offentliga köpare?
Vem i företaget är då bäst lämpad att ta på sig ansvaret för denna proaktiva dialog? Det är en kombination av säljare med djup förståelse för produkterna eller tjänsterna, och de som har en stark strategisk förmåga och insikt i hur den offentliga sektorn fungerar. En lämplig person är någon som kan bygga relationer, lyssna aktivt, och förstå kundens behov, samtidigt som de är skickliga på att presentera sitt företags erbjudanden på ett övertygande sätt.
 
Tveka inte att kontakta oss. Låt oss diskutera hur vi kan hjälpa ert företag i arbetet med offentliga kunder. Vi vill säkra er plats som en ledande leverantör till den offentliga sektorn.